En el ámbito nacional, los giros se intercambian entre oficinas técnicas, no obstante, los giros ordinarios pueden ser admitidos en una oficina auxiliar.
Con carácter general, el envío de dinero debe ser impuesto por el remitente. Sin embargo, si un cliente desea enviar un giro en el que figura como remitente otra persona, se le permitirá, siempre que lleve autorización para actuar en nombre de la otra persona. Se advertirá al impositor que, en caso de devolución del giro, este se devolverá a la persona que figura como remitente.
Puede ordenar envíos de dinero una persona física menor de edad, siempre que tenga al menos 14 años, sea el remitente del envío y tenga documento de identificación valido (ha de ir acompañada de sus padres, tutores o representantes legales).
El proceso de admisión del envío de dinero comienza una vez que el empleado ha entrado en contacto con el cliente, ha identificado sus necesidades y la modalidad de envío de dinero que mejor se adapta a esa necesidad. El empleado de admisión accede a IRIS y en la pantalla principal selecciona Alta envío de dinero, se nos mostrará una pantalla en la que seleccionaremos la modalidad de giro elegida por el cliente, al que Se le solicitará toda la información necesaria del giro elegido y se graba directamente en el sistema, de forma que no es necesario que el cliente rellene una libranza en papel.
SEDI contiene las siguientes modalidades de envío de dinero: en el ámbito nacional; envío de giro inmediato, envío de giro urgente de entrega en domicilio, envío de giro ordinario de entrega en domicilio, envío de orden de ingreso en cuenta, envío a prisiones, envío ordinario oficial y envío urgente oficial. En el ámbito internacional; envío eurogiro y envío de giro UPU.
En los giros a domicilio deberá constar, en el momento de la admisión, el DNI del remitente y del destinatario.
Los datos que se han de introducir del remitente varían en función de si este es persona física o jurídica. Los documentos que se utilizan para identificar a personas físicas han de ser originales y estar en vigor. Son:
Las personas que actúan en representación o con autorización de otra persona física (posibilidad no admitida en el caso de Western Union) deberán identificarse, como los clientes que actúan por cuenta propia, y además presentaran el poder otorgado o autorización, así como la documentación de la persona por cuenta de la que actúan.
Cuando el titular de la operación sea una persona jurídica, la persona física que realiza la operación deberá identificarse como los clientes que actúan por cuenta propia y además presentará:
No serán documentos válidos de identificación:
Tras informar al sistema del tipo y número de documento del remitente, realizamos la llamada a la base de datos de PBC (BBDD PBC). Desde el formulario de aceptación de clientes podemos:
Seguidamente se escanea el DOI (si no ha sido escaneado con anterioridad), a través del botón digitalizar y se aceptan los datos. Una vez verificados los datos, se acepta el formulario, lo que provoca el volcado de los datos a la pantalla de admisión del envío de dinero.
Cuando el remitente del envío de dinero autorice a otra persona a actuar en su nombre o en el caso de personas jurídicas, hay que incorporar los datos del autorizado o apoderado, a fin de poder capturar estos datos en futuras operaciones. Cabe señalar que a efectos de control de PBC solo se consideran los movimientos del remitente real, nunca del autorizado o apoderado. En este caso se digitaliza solo el DOI del remitente (persona física), nos quedaremos la autorización firmada por el remitente, y solo habrá que revisar que coinciden los datos aportados en la autorización con el DOI del autorizado. Para digitalizar el DOI pulsaremos el botón DIGITALIZAR y el sistema nos envía a GESCAN.
En el caso de que el documento a digitalizar sea el CIF (documento identificativo de las personas jurídicas), se deberá digitalizar el documento soporte en el que conste el CIF.
En el caso de que la documentación presentada sea el NIS (Internos en Centros Penitenciarios) y NIP (Número de Identificación de Funcionarios Públicos) no será necesario digitalizar estos documentos, se informa en la aplicación del número (de NIS o NIP) y de los datos personales (Nombre y Apellidos).
En la formalización de un giro procedente de reembolso internacional se recogerá la fotocopia del documento de identificación en el momento de la entrega del envío y cobro del reembolso si la entrega es en oficina y solo registraremos el número de identificación del cliente si la entrega es a domicilio. Además hay que enviar el impreso TFP3 (impreso de reembolso internacional) a:
División de Oficinas - Unidad de Envío de Dinero - Vía Dublín 7 2a planta - 28070 Madrid
Una vez cumplimentados los datos del remitente y del destinatario, los datos económicos, los posibles valores añadidos11 y el motivo del envío de dinero (sin informar del motivo del envío de dinero no puede admitirse el giro) se procede a admitir el giro. Cabe señalar que para la correcta identificación del beneficiario, se deberán consignar los dos apellidos de éste, salvo que sea un extranjero. No obstante, no será causa suficiente para rechazar la admisión de un giro la omisión del segundo apellido, salvo en el caso de los giros dirigidos a Lista y los giros a pagar mediante cheque postal.
Con el objeto de evitar el blanqueo de capitales, se han establecido unas medidas de control rigurosas en el envío y en la recepción de dinero a través los giros nacionales e internacionales y de Western Union, con el fin de adaptarlas a la nueva normativa de la Ley 10/2010, de Prevención del Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, sobre la aplicación de medidas de diligencia debida.
Una vez introducidos los datos del giro y antes de aceptar la operación, puede aparecer en pantalla una alerta que indica las medidas a adoptar. La negativa a la entrega y cumplimentación de la documentación que se indicará por el cliente conlleva la no aceptación y curso de la operación de giro nacional o internacional, o de Western Union. El empleado de admisión es el responsable del cumplimiento de esas medidas.
Son medidas simplificadas:
Son medidas normales:
NOTA: Si el cliente solicita un Acuse de Recibo por vía telegráfica (PC) -en cuyo caso no se selecciona la opción Aviso de Recibo en la aplicación de giro- deberá admitirse a través de IRIS un servicio tasado solicitando a la oficina de destino los datos de entrega del giro.
NOTA: En el caso de que haya que aplicar medidas simplificadas no salta ninguna alarma, porque estas medidas ya se aplican con carácter general.
Son medidas reforzadas:
Se aplican medidas simplificadas a:
Se aplican medidas normales a:
Se aplican medidas reforzadas a:
Se aplican estas medidas a las referidas personas, aunque hayan dejado sus funciones, durante dos años. También se aplican a los familiares o allegados de las personas con responsabilidad pública.
La admisión de las personas con responsabilidad pública como clientes debe ser autorizada directamente por el responsable de Oficina/Unidad de Reparto, quien trasladara su decisión al Área de Prevención, a través del correo electrónico prevencion.blanqueo@correos.com.
En aquellas operaciones en las que haya que contemplar medidas reforzadas y el cliente deba rellenar la DAE, el empleado comprobará que este correctamente complementada. Existe un modelo de DAE para personas físicas y otro para personas jurídicas. Estos modelos están publicados en Conecta> Información y gestión> Normativa> Prevención de Blanqueo de Capitales. Igualmente, en el caso de aplicación de medidas reforzadas, será necesaria la justificación documental de la actividad económica o del origen lícito de los fondos. Adornas, el responsable de oficina deberá verificar la documentación aportada y firmar en la DAE en prueba de conformidad.
En las admisiones de giros nacionales e internacionales, cuando el remitente sea una persona reclusa en un centro penitenciario, aparecerá como remitente del giro dicha persona. Los datos a introducir en el sistema serán los que figuren en la autorización extendida por el responsable del Centro Penitenciario y el número es el NIS del recluso que se grabara en el campo correspondiente, campo que permite introducir hasta diez dígitos.
La operativa para la admisión contempla los siguientes pasos:
1. El funcionario de prisiones se presentara en la Oficina con una relación con los nombres, apellidos, país de nacimiento, nacionalidad, fecha de nacimiento de los reclusos, motivo de los giros, y número de identificación de los internos (NIS) remitentes de los giros.
2. Entrega a la Oficina el importe total de los giros a admitir.
3. La Oficina se queda con la relación aportada por el funcionario. Se le entrega una copia sellada junto a las libranzas de los giros admitidos.
4. Procedemos a admitir los giros en IRIS, indicando en el campo Remitente el nombre y apellidos del interno, seleccionado como tipo de documento Pasaporte y en el campo número, el número del interno (NIS) que figura en la relación facilitada por el funcionario.
5. El funcionario de prisiones no firma las libranzas, quedando como justificante de la admisión la relación aportada por el funcionario, que se adjunta a las libranzas de los giros admitidos, firmadas por el empleado de la Oficina que realiza la admisión, donde debe figurar su NIP y el sello de fechas de la Oficina.
Al dar de alta al recluso en la BBDD PBC, el sistema solicita la fecha de caducidad del documento de identificación (el NIS, que no tiene fecha de caducidad). La fecha que se introduce en el sistema será 01/01/9999. Los campos a cumplimentar en el formulario de alta de clientes en la BBDD PBC son:
Como motivo del giro se informa del motivo que figura en la relación aportada por el funcionario de prisiones.
La razón social será Sociedad Estatal Correos y Telégrafos, el CIF el de Correos A83052407, el nombre del autorizado será el cargo (Ej. Director de oficina) y podrá identificarse con su NIP.
La identificación se realizara por nombre del organismo y CIF. El autorizado que actúe en nombre del organismo para la admisión del giro, podrá identificarse con su NIP (Número de Identificación Personal).
El resto de organizaciones, instituciones, asociaciones, fundaciones religiosas, benéficas o de cualquier índole deberán identificarse con su CIF, como el resto de personas jurídicas. Cualquier autorizado que actúe en representación de un organismo o institución de este tipo deberá identificarse con uno de los tipos de DOI validos (NIF, NIE, Pasaporte/Otros).
Para la admisión de giros a menores, estos habrán de actuar necesariamente representados por sus padres, tutores o representantes legales. Al ser necesaria la presentación del DNI con carácter previo a la realización de la operación, únicamente pueden admitirse giros a los mayores de 14 años, que habrán de actuar siempre representados por sus padres, tutores o representantes legales. Es preciso tener en cuenta que los menores representan un riesgo más elevado en materia de prevención de blanqueo de capitales.
Las operaciones que se relacionan a continuación se consideran sospechosas:
Cuando se aprecien indicios de la existencia de alguna operación sospechosa o no ejecutada por la negativa del cliente a aportar la documentación requerida, el responsable de la oficina o el empleado que tuviera conocimiento de ella la comunicara al Área de Prevención, mediante el formulario establecido en Conecta.
El formulario esté disponible en Conecta> Información y Gestión> Normativa> Prevención de Blanqueo> Formulario. El formulario contiene campos obligatorios que hay que rellenar necesariamente. Cuando el formulario esté debidamente cumplimentado, se pulsa "Enviar". Automáticamente la unidad especializada (APBC) recibe en su buzón la comunicación. Tras su envío, aparece el cuadro de dialogo "desea imprimir una copia". Es necesario realizar la impresión de la comunicación y proceder a su archivo en la Oficina. Al realizar una comunicación sospechosa se debe enviar copia de la documentación de la operación al fax 21216 (documento identificativo, copia del resguardo envío/pago, Declaración de Actividad Económica). La Oficina recibirá de la APBC un correo electrónico de acuse de recibo del envío de la comunicación en el plazo de 10 días.
Deberemos abstenernos de realizar operaciones en los casos siguientes:
Habitualmente, la práctica totalidad de las operaciones no son sospechosas de estar relacionadas con la PBC. Por tanto, se prosigue con el proceso de admisión.
Cuando se han grabado los datos del remitente y del destinatario, así como el importe a girar y los servicios adicionales solicitados por el cliente, se verifican los datos introducidos. Tras verificar la información, se cobra el importe correspondiente, constituido por la cantidad a girar, la tarifa aplicable de giro y la tarifa aplicable a los servicios adicionales solicitados por el cliente.
Seguidamente se procede a imprimir los formulaños generados por el sistema y el cliente comprueba que los datos son correctos, se recoge la firma tanto del cliente (como aceptación de la operación) y del empleado de admisión; además debe constar el NIP en la parte destinada a ella (el NIP lo pone autocráticamente el sistema). Posteriormente se entrega al cliente la copia como resguardo. En el caso de los giros con localizador, este queda impreso únicamente en la copia que se entrega al cliente.
El alta de un giro conlleva automáticamente la generación de un código único que identifica el giro durante todo su proceso.
Es importante tener en cuenta que los giros ordinarios solo pueden modificarse en la misma fecha de su imposición y los urgentes solo pueden modificarse hasta que los haya recogido la oficina de destino. En la admisión del giro UPU electrónico IFS hay que velar especialmente por la exactitud de los datos, va que solo disponemos de los 5 minutos siguientes a su admisión para poder realizar modificaciones. Transcurrido este tiempo y si el giro se cursa a destino no podemos realizar cambios. Las modificaciones se hacen en la aplicación IRIS> Mantenimiento> Giros. Una vez realizada la modificación, hay que imprimir una nueva libranza.
La documentación generada por el servicio de Giro Nacional, Giro Internacional y Western Unión se debe archivar en la oficina. El periodo de conservación de todo tipo de documentación que pueda tener fuerza probatoria, así como los documentos justificativos de las operaciones y exigidos para la identificación y conocimiento de los clientes es de 10 años. Este periodo se contara desde el día que se ejecute la operación.
Los documentos generados por las operaciones de Giro y Western Union, así como los generados en las comunicaciones con el Grupo de Asistencia a la Prevención del Blanqueo de Capitales se ordenan de la siguiente manera:
1. - Documentación ordinaria de cada operación.
En Giro
En Western Union
Esta documentación ordinaria se archiva cronológicamente en la Serie Documental 06.
2. - Documentación espeCIFica de clientes
Con el fin de evitar solicitar constantemente la documentación a determinados clientes habituales de los cuales tenemos conocimiento de su actividad y sabemos que su documentación esta archivada, la periodicidad de revisión documental será de un año, siempre que les hayamos hecho previamente un seguimiento continuo de sus operaciones y hayamos comprobados que estas son coherentes con la documentación aportada.
Por el contrario, si las sucesivas operaciones realizadas por estos clientes habituales no son coherentes con la documentación de conocimiento aportada, tanto por su importe y número de giros como por cualquier otra característica de la operativa, se procederá a recabar nueva documentación adicional que justifique el origen de los fondos, aunque haya transcurrido un periodo de tiempo inferior al año.
Como excepción, las oficinas que están activadas en el sistema WUPOS con Digitalización de firmas no tienen que archivar ningún documento, ya que se guardan todos los documentos de forma digital en los servidores de Western Union.